Du bist im Urlaub, auf Geschäftsreise oder einfach mal offline? Dann solltest du eine Abwesenheitsnotiz (auch Autoresponder genannt) einrichten. So wissen deine Kontakte sofort, dass du nicht erreichbar bist – und wann sie wieder mit einer Antwort rechnen können. Folge diesem Artikel, um deine Abwesenheitsnotiz in Roundcube anzulegen.
Inhaltsverzeichnis
🔐 Bei Roundcube anmelden
Melde dich unter webmail.deinedomain.de bei Roundcube an. Nutze hierfür deine E-Mail-Adresse und dein Passwort.
⚙️ Einstellungen für den Autoresponder finden
Nicht alle Webhoster erlauben das Hinzufügen von automatischen Abwesenheitsnotizen, da hierfür zusätzlicher Speicherplatz blockiert wird – bei uns jedoch kannst du für jedes aktive E-Mail-Konto eine Abwesenheitsnotiz anlegen, ganz ohne Einschränkungen.
- Klicke im linken Menüband oder oben rechts auf „Einstellungen“
- Wähle „Abwesenheit“
Dir stehen jetzt verschiedene Einstellmöglichkeiten zur Verfügung, die dir im Folgenden erklärt werden:
| Feld | Beschreibung |
| Betreff | Der Betreff der für die Abwesenheitsnachricht verwendet wird |
| Nachricht | Die Nachricht, die in der Abwesenheitsnachricht stehen soll |
| Beginn der Abwesenheit | Startdatum und -uhrzeit der Abwesenheit |
| Ende der Abwesenheit | Enddatum und -uhrzeit der Abwesenheit |
| Status | Abwesenheitsnachricht Ein/Aus |
| Antwort E-Mail-Adresse | Wenn jemand auf die Abwesenheitsnachricht antwortet, wird automatisch diese E-Mail-Adresse als Empfänger ausgewählt |
| Meine E-Mail-Adressen | Diese E-Mail-Adressen sind vom Empfang der Abwesenheitsnachricht ausgeschlossen |
| Antwort Intervall | So viel Zeit (in Tagen) soll vergehen, bis ein Empfänger erneut eine Abwesenheitsnachricht bekommt, wenn er zwischenzeitlich mehrere E-Mails an dich sendet |
| Aktion bei eingehenden Nachrichten | Behalten: die E-Mail bleibt im Posteingang Verwerfen: die E-Mail wird gelöscht Weiterleiten an: an diese E-Mail-Adresse soll die Nachricht weitergeleitet werden Kopie senden an: eine Kopie der E-Mail wird an diese E-Mail-Adresse gesendet |
💡 Tipps für eine professionelle Abwesenheitsnotiz
Klar sagen, dass du nicht da bist
Viele Empfänger verwechseln Abwesenheitsnotizen mit Eingangsbestätigungen und wundern sich nach einer Weile, dass keine Antwort kommt. Sobald unmittelbar nach dem Abschicken eine E-Mail vom Empfänger zurück kommt, kann es also zu Verwirrungen kommen, da automatisierte Eingangsbestätigungen heute alltäglich sind.
Wichtig ist daher, dass klar erkennbar ist, dass du abwesend bist. Das sollte auch im Betreff erkennbar sein – wähle am Besten Formulierungen wie „Automatische Abwesenheitsnachricht“.
Gebe einen Zeitraum an
Auch, wenn du in Roundcube bereits ein Start und Ende der Abwesenheit definiert hast, wird diese Information dem Empfänger der Abwesenheitsnotiz nicht mitgeteilt. Gebe es am Besten im Text an, damit der Absender weiß, wann du wieder zurück bist.
Wann immer möglich, Vertretung nennen
Du solltest die Kontaktdaten einer Vertretung angeben, wenn jemand während deiner Abwesenheit für dich einspringt. Beispielsweise kannst du schreiben „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Lisa Meier (lisa@meinefirma.de)“.
Weiterleitung und sporadische Überprüfung des Postfaches
Viele können es nicht lassen und prüfen auch während ihrer Abwesenheit ihr Postfach. Auch, dass E-Mails während Abwesenheiten automatisch an Sammelpostfächer oder Vertretungen weitergeleitet werden, ist keine Seltenheit.
Es ist wichtig, dass du klar kommunizierst, ob E-Mails weitergeleitet oder sporadisch gelesen werden, oder nicht. Auch das trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden.
Bleibe freundlich und professionell
Beachte, dass jeder, der dir eine E-Mail sendet, auch deine Abwesenheitsnotiz erhält. Bleibe also professionell.
Kurz und übersichtlich
Abwesenheitsnachrichten sollten kurz und übersichtlich sein, sodass die wichtigsten Informationen wie
- du bist derzeit abwesend
- wann kommst du zurück
- wen kann ich in dringenden Fällen erreichen
schnell ersichtlich sind.
