Roundcube kommt mit einem integrierten Kontaktbuch, mit welchem du deine Kontakte verwalten und schnell auf die wichtigsten Kontaktdaten zugreifen kannst. Gespeicherte Kontakte sind übersichtlich zusammengeführt und können für neue E-Mails schneller ausgewählt werden – ohne die E-Mail-Adresse einzutippen. Dieser Artikel zeigt die dir wichtigsten Funktionen des Roundcube Kontaktbuches.

👥 Kontakte verwalten

Deine Kontakte findest du in der Roundcube-Webanwendung unter „Kontakte“. Hier stehen dir das „persönliche Adressbuch“, die „gesammelten Empfänger“ sowie „vertrauenswürdige Absender“ zur Verfügung.

Persönliches Adressbuch: hier finden sich Kontakte, die du manuell angelegt oder importiert hast. Es füllt sich nicht automatisch sondern muss von dir gepflegt und aktuell gehalten werden.

Gesammelte Empfänger: die gesammelten Empfänger sind Kontakte, die mit dem regelmäßigen Empfangen und Senden von E-Mails hinzukommen. Wenn du regelmäßig E-Mails von den gleichen Personen bekommst oder Nachrichten mit ihnen austauscht, füllen diese den Bereich „gesammelte Empfänger“.

Vertrauenswürdige Absender: wenn du Personen, deren E-Mails in der Vergangenheit eventuell schon im Spam- oder Junk-Ordner gelandet sind, als vertrauenswürdig markierst, landen sie im Ordner „Vertrauenswürdige Absender“.

➕ Einen Kontakt anlegen

  1. Klicke im linken Menüband auf „Kontakte“
  2. Wähle oben „Erstellen“

Jetzt kannst du den Kontakt hinzufügen, indem du ihn mit Attributen bezeichnest. Die Basisdaten sind

  • Vor- und Zuname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Anschrift

Wenn du möchtest, kannst du auch eigene Felder hinzufügen. Nutze hierfür das Dropdown-Menü „Feld hinzufügen“ und wähle das Feld, das hinzugefügt werden soll, z.B. „Organisation“. Nun kannst du es befüllen.

In den Abschnitten „Persönlich“ und „Notizen“ gibt es weitere Felder, die du befüllen kannst – einmal das Geschlecht und Geburtsdatum sowie eigene Notizen. Unter „Persönlich“ kannst du ebenfalls mithilfe des Dropdowns eigene Felder wie den Vorgesetzten hinzufügen und befüllen.

Indem du auf das Profilbild klickst, kannst du ein individuelles Foto hochladen.

📂 Kontakte gruppieren

Mithilfe der drei Punkte oberhalb der Kontaktbuch-Auswahl kannst du eine Gruppe erstellen (zum Beispiel „Lieferanten“). Kontakte können der Gruppe, die anschließend als Unterordner dem persönlichen Adressbuch untergeordnet ist, per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.

Indem du auf „Persönliches Adressbuch“ klickst, siehst du eine Übersicht aller Kontakte, unabhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit. Von hier aus kannst du sie den Gruppen durch Verschieben zuordnen.

Um einen Kontakt aus der Gruppe zu entfernen, öffne die Gruppe und anschließend den Kontakt. Oben rechts kannst du ihn mithilfe der drei Punkte und anschließend „Aus Gruppe entfernen“ entfernen.

Sobald du Gruppen erstellt hast, findest du in den Kontaktattributen den Punkt „Gruppen“. Hier sind alle Gruppen aufgelistet. Mit einem Kippschalter ist gekennzeichnet, ob der Kontakt in der Gruppe ist oder nicht. Er kann der Gruppe mithilfe des Kippschalters zugeordnet (ein) oder entfernt (aus) werden.

⚠️ Bitte beachte die wichtigen Hinweise für Gruppen weiter unten!

📧 E-Mails an Kontakte und Gruppen senden

Kontakte und Gruppen machen das Versenden von E-Mails leichter. Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Kontakte mithilfe des 👥-Symbols neben dem Empfängerfeld ausgewählt werden. Auch Gruppen können als Empfänger festgelegt werden. Alle in der Gruppe enthaltene Kontakte erhalten dann die E-Mail.

➡️ Kontakte importieren

Du hast bereits in Outlook oder anderen Programmen deine Kontakte gepflegt? Super! Du kannst diese kinderleicht mithilfe der Import-Funktion importieren.

  1. Klicke im linken Menüband auf „Kontakte“
  2. Wähle „Importieren“
  3. Lade eine .csv oder .vcf Datei hoch
  4. (Optional) Wähle die Regel aus, die für die Gruppenzuordnung verwendet werden soll
  5. (Optional) Wähle, ob dein Adressbuch komplett durch die neuen Kontakte ersetzt werden soll
    Hierdurch gehen alle bisher gespeicherten Kontakte unwiederruflich verloren

⬅️ Kontakte exportieren

Um Roundcube-Kontakte zu exportieren um sie in anderen E-Mail-Programmen zu verwenden, nutze die Export-Funktion.

  1. Klicke im linken Menüband auf „Kontakte“
  2. Wähle „Exportieren“

Jetzt wird eine .vcf-Datei heruntergeladen, in der alle Kontakte enthalten sind. Diese kannst du für den Import in eine andere Roundcube-Instanz oder für Programme wie Outlook & Co. nutzen.

Indem du auf den kleinen Pfeil neben „Exportieren“ klickst, kannst du auch nur die aktuelle Auswahl an Kontakten exportieren. Diese Option ist ausgegraut, bis du mit STRG + Linksklick die zu exportierenden Kontakte in der Liste ausgewählt hast.

⚠️ Wichtiger Hinweis zu Gruppen

Bitte achte darauf, Empfänger in Gruppen stets aktuell zu halten – besonders dann, wenn es um vertrauliche Informationen geht. Es passiert immer wieder, dass E-Mails an Personen gesendet werden, die diese nicht hätten erhalten sollen. Je nach Art der Information können hierdurch unbemerkt Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung begangen werden, die zu empfindlichen Geldstrafen führen können.

Wir empfehlen Gruppen grundsätzlich nur zur besseren Verwaltung von Kontakten im Adressbuch – nicht zum Verschicken von Nachrichten an mehrere Empfänger (Verteilergruppen).

Ähnliche Beiträge